Đăng ký khai sinh điện tử và hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch là phần mềm được xây dựng trên nền web có thể liên thông ở cả 4 cấp (xã, huyện, tỉnh và Trung ương). Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hộ tịch theo Luật Hộ tịch năm 2014 như: đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, đăng ký giám hộ, nhận cha mẹ con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định tình trạng hôn nhân...

Ông Lê Thanh Hải – Giám đốc Sở Tư pháp cho biết: “Từ ngày 1/4/2018, trên địa bàn tỉnh triển khai và áp dụng phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch. Tại nơi làm việc chỉ cần có máy tính kết nối internet và máy in là cán bộ chuyên môn ngành Tư pháp có thể vận hành phần mềm phục vụ công việc. Đây là bước tiến mới trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, đăng ký hộ tịch. Bởi không chỉ công chức tư pháp - hộ tịch của các xã, phường, thị trấn có thể thực hiện đăng ký, quản lý, giải quyết công việc liên quan đến công tác hộ tịch mà cán bộ Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và cán bộ Sở Tư pháp cũng có thể quản lý, theo dõi công tác hộ tịch theo phạm vi quản lý”.

Những ngày đầu khi mới triển khai phần mềm, ngành Tư pháp gặp khó khăn do một số xã vùng sâu, vùng xa chưa được đầu tư cơ sở vật chất và đào tạo nhân lực, đường truyền mạng kém, bộ phận nhỏ cán bộ tư pháp có tuổi, kỹ năng sử dụng máy tính hạn chế. Bên cạnh đó, một số thông tin chưa tương thích với quy định của pháp luật hộ tịch nên khi nhập dữ liệu vào phần mềm đăng ký khai sinh điện tử, hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch không có thông tin đó để nhập. Trước tình hình trên, Sở Tư pháp đã tổng hợp những vấn đề vướng mắc phát sinh từ thực tế trong thực hiện đăng ký hộ tịch kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền có sự điều chỉnh bổ sung cũng như hướng dẫn thực hiện thống nhất.

Tiện ích của phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch giúp công chức tư pháp - hộ tịch phường Đoàn Kết (thành phố Lai Châu) giải quyết công việc nhanh, chính xác.

Sở cũng tiến hành bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn cho đội ngũ công chức làm công tác tư pháp - hộ tịch, đáp ứng yêu cầu thực tế. Tại các lớp tập huấn, học viên được hướng dẫn sử dụng các chức năng của phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch; quản lý, theo dõi dữ liệu hộ tịch; báo cáo thống kê tình hình biến động dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Cùng với đó, Sở đa dạng hóa hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch tới người dân. Đề nghị các huyện, thành phố quan tâm đầu tư cơ sở vật chất. Thường xuyên tiến hành thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai sót, yếu kém trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch từ tỉnh đến cơ sở. Trao đổi, học tập, rút kinh nghiệm trong việc thực hiện đăng ký hộ tịch với các tỉnh, thành phố khác để đảm bảo tính thống nhất, hiệu quả trong việc thực hiện pháp luật liên quan.

Sau hơn 1 năm triển khai, công tác tư pháp hộ tịch trên địa bàn tỉnh có nhiều chuyển biến tích cực. Cán bộ ngành Tư pháp đã tiến hành đăng ký khai sinh mới cho 26.514 trường hợp, đăng ký kết hôn 5.850 trường hợp, đăng ký khai tử 2.687 trường hợp và đăng ký khác (xác định lại dân tộc, thay đổi cải chính hộ tịch, xác định tình trạng hôn nhân, giám hộ, nhận cha mẹ con…) 6.245 trường hợp. Điều đáng nói, khi phần mềm được ứng dụng vào thực tế, cán bộ tư pháp - hộ tịch không phải ghi chép trực tiếp vào giấy đăng ký để cấp cho công dân thủ công như trước. Những sai sót hay gặp phải trước đây như: không chính xác tên tuổi, sai chính tả, thiếu nội dung theo biểu mẫu quy định… gây khó khăn cho công tác quản lý hộ tịch của UBND các cấp và ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân được hạn chế hết mức.

Qua phần mềm, cán bộ dễ dàng truy cập dữ liệu, tra cứu thông tin, xác minh, xử lý về nhân thân và tình trạng công dân, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho công tác kiểm tra, cấp giấy, sao lục hồ sơ. Việc triển khai đưa vào sử dụng phần mềm còn đảm bảo thi hành một cách đồng bộ Luật Hộ tịch, giúp các cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch có thể theo dõi được toàn bộ quá trình quản lý, đăng ký thông tin khai sinh của các cơ quan trực tiếp thực hiện cũng như thực hiện tra cứu, đảm bảo không xảy ra trường hợp một công dân được đăng ký khai sinh tại nhiều nơi. Mặt khác, việc đăng ký khai sinh cho trẻ em dưới 14 tuổi được kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cấp số định danh cá nhân cho trẻ em.

Thành phố Lai Châu là một trong những đơn vị điển hình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cần thiết đều đảm bảo, đội ngũ cán bộ có đủ năng lực, trình độ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và áp dụng có hiệu quả phần mềm quản lý hộ tịch. Công tác tiếp nhận và xử lý hồ sơ của người dân luôn được thực hiện đúng chức năng, thẩm quyền, đảm bảo giải quyết kịp thời, chính xác. Kết quả, cán bộ ngành Tư pháp thành phố đã tiến hành đăng ký khai sinh cho 2.544 trường hợp, đăng ký kết hôn 481 trường hợp, đăng ký khai tử 218 trường hợp và đăng ký khác được 1.190 trường hợp.

Có mặt tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa phường Đoàn Kết, chúng tôi nhận thấy có khá đông người dân đến giao dịch. Anh Nguyễn Văn Thương – Công chức tư pháp - hộ tịch phường Đoàn Kết nói: “Hơn 1 năm triển khai và áp dụng phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch, tôi thấy có nhiều tiện ích. Đơn cử như trong phần mềm có một số mục mặc định về địa chỉ phường tôi không cần đánh lại tiết kiệm được thời gian. Hay như khi một công dân đến đăng ký kết hôn, tôi chỉ cần đánh thông tin cá nhân đó vào phần mềm là máy tự động cập nhật, thông báo cá nhân đó đã đăng ký kết hôn hay chưa nên dễ dàng nắm bắt và giải quyết công việc nhanh, chính xác. Khi muốn có số liệu công việc làm được, chỉ cần vào phần mềm tích nội dung cần lấy là số liệu hiển thị rõ, không mất thời gian tổng hợp, kiểm đếm như trước”.

Giúp chúng tôi hiểu hơn về tác dụng của phần mềm, anh Thương thực hiện thao tác cập nhật kết quả công việc làm được từ đầu năm đến nay. Và quả thực chỉ trong vài lần nhấp chuột, trên màn hình máy tính hiển thị rõ các thông tin: đăng ký khai sinh 181 trường hợp, đăng ký kết hôn 46 trường hợp, đăng ký khai tử 20 trường hợp, xác nhận tình trạng hôn nhân 102 trường hợp, nhận cha mẹ con 1 trường hợp.

Có thể thấy, phần mềm đăng ký khai sinh điện tử và hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch đi vào cuộc sống là bước tiến mới trong công tác tư pháp - hộ tịch tỉnh ta khi đã xây dựng thành công cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Góp phần từng bước hiện đại hóa công tác cải cách thủ tục hành chính, đáp ứng tốt hơn nhu cầu Nhân dân theo hướng nhanh gọn, chính xác và hiệu quả.