Công dân đến giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa” ở thành phố Lai Châu.

Điều 6, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao nêu rõ: Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Hoặc cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Quy định là vậy, tuy nhiên, trên thực tế tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Lai Châu vẫn còn tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực. Nghĩa là khi cá nhân, tổ chức, cơ quan đến nộp hồ sơ, giấy tờ có bản sao và bản gốc đi kèm để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu xác nhận nhưng nhiều đơn vị không chấp nhận mà yêu cầu phải phôtô có chứng thực thì văn bản mới đủ điều kiện pháp lý và mới tiếp nhận. Tìm hiểu thực tế trên địa bàn tỉnh cho thấy, tại 2 huyện: Sìn Hồ, Tam Đường, có tình trạng cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị yêu cầu công dân buộc phải có bản chứng thực để nộp mà không chấp nhận việc mang bản sao và bản gốc đến đối chiếu, xác nhận. Đơn cử như tại huyện Sìn Hồ, có những đơn vị trường học yêu cầu các em học sinh được công nhận hộ nghèo phải phôtô chứng thực sổ hộ khẩu nộp cho trường mới được hưởng các chế độ chính sách dành cho học sinh nghèo. Việc này gây khó khăn, phiền hà cho các em học sinh bởi có những gia đình đông con, sổ hộ khẩu có số trang dài, việc chứng thực không những mất nhiều thời gian đi lại mà còn tốn kinh phí. Trong khi đó, nếu các em xuất trình được bản gốc và có bản sao để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu là được. 

Trước thực trạng trên, Sở Tư pháp tham mưu cho UBND tỉnh ban hành công văn về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản trên địa bàn tỉnh Lai Châu. Theo đó, yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thành phố tổ chức rà soát các văn bản quy phạm pháp luật do HĐND, UBND ban hành có quy định về thủ tục hành chính thuộc phạm vi lĩnh vực ngành, địa phương quản lý; những văn bản do cơ quan ban hành hoặc tham mưu cho cơ quan có thẩm quyền ban hành dưới hình thức quyết định, thông báo, công văn và các hình thức văn bản khác, phát hiện những quy định trái với quy định tại Điều 6, Nghị định 23/2015/NĐ-CP để kiến nghị, sửa đổi, bổ sung hoặc sửa đổi, bổ sung theo hướng: Cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu. Song song với đó, tăng cường kiểm tra cách thức tổ chức thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" tại cơ quan, đơn vị; chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản trái với quy định tại Điều 6, Nghị định 23/2015/NĐ-CP. 

Trao đổi với chúng tôi về những giải pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, đồng chí Phạm Thị Xim - Trưởng Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp) cho biết: Ngoài việc tuyên truyền các tổ chức, cá nhân, cơ quan, đơn vị thực hiện nội dung công văn do UBND tỉnh ban hành, các đơn vị, địa phương cần tăng cường công tác thanh tra, tập huấn, phổ biến các văn bản liên quan đến công tác công chứng, chứng thực để nâng cao trình độ cho cán bộ trực tiếp thực hiên nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ của công dân. Việc trao thêm quyền xác nhận nội dung bản sao đúng với nội dung bản chính khi công dân xuất trình giấy tờ cũng tăng áp lực và khối lượng công việc cho đội ngũ công chức tư pháp, hộ tịch ở bộ máy chính quyền cơ sở. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP không yêu cầu phải lưu văn bản, do đó xảy ra bất cập là công tác quản lý nhà nước về giấy tờ sẽ lỏng lẻo và nguồn thu từ khoản này khả năng sẽ bị thất thoát. Bên cạnh đó, Nghị định có giá trị pháp lý thấp luật, do đó, để Nghị định 23/2015/NĐ-CP thực thi hiệu quả hơn, cơ quan chuyên môn kiến nghị cấp có thẩm quyền nâng tầm Nghị định để có thể đồng bộ trong việc triển khai thực hiện công tác chứng thực.